国际化:从办公流程导入
发表时间:2008-10-31 作者: IBM 来源: e-works
关键字: IBM OA 案例 
“做大,还要做强”,几乎是所有处于平稳发展阶段的中国中小企业急于实现的目标。然而,“大”不是虚张声势,而是一种有机体的自然成长——无论结构多么庞大、跨度有多宽广,组织的各部分都能协调有致地运转。

概  览
  ·挑战
      亚普汽车部件公司正在朝国际化方向发展,但公司内部管理流程紊乱、办公地点分散,并由此引发工作进度难以控制、资源共享效率低和责权不分明等一系列问题,这些正在阻碍公司整体目标的实现。
  ·为什么选择IBM
      IBM是首屈一指的办公自动化专家
  ·方案
      IBM Lotus Notes/Domino办公自动化解决方案
  ·回报
      - 办公自动化提升了公司的管理水平;
      - 提高了企业经营效率(系统支撑的公司销售和利润超过100%的高速增长);
      - 办公成本大幅度削减(平均每年节省50万张纸张;网络办理和传输公文比传统的方式提高效率10倍以上,并由此节约大量人力资本);
      - 人员成本大幅度减少,以10个工厂3人计算,年节约人员成本约90万元。


      “做大,还要做强”,几乎是所有处于平稳发展阶段的中国中小企业急于实现的目标。然而,“大”不是虚张声势,而是一种有机体的自然成长——无论结构多么庞大、跨度有多宽广,组织的各部分都能协调有致地运转。
      随着分布在各地的办事机构的数目越来越多,特别是海外市场开拓以来,亚普汽车部件有限公司(以下简称亚普)发现,限于时空,跟上先前在扬州总部的办公节奏是一件越来越难的事情。


是谁阻碍了中小企业的国际化?
      作为一家国家重点高新技术企业,亚普在不到20年的时间里,快速成长为上海大众、东风标致雪铁龙、福特等著名企业的“A”级独家供应商;同时,它也是中国最大的汽车油箱系统制造企业、汽车塑料油箱开发和生产基地;它还是中国唯一向国外出口塑料油箱和输出技术企业和中国汽车零部件综合竞争力百强企业。海外业务的快速扩张,使得亚普先前的办公模式已经不堪重负。
      亚普当时的状况反映了中国中小企业面临的共性问题:企业的业务在一个基地(扬州)迅速发展起来,为了业务之便,需要在上海、长春、重庆、天津、盐城和沈阳等地建立分支机构。接着,亚普的汽车部件产品受到国际汽车厂商的青睐,业务快速拓展到海外。
      与亚普的业务不断兴盛形成反差的是,亚普内部的办公事务遭遇越来越多的麻烦,这集中表现在以下几个方面:
      办公流程混杂  因为缺少统筹,各地的分支机构形成了独立的办公流程(甚至是办公毫无章程),流程上的不一致,导致许多办公事务被重复操作或者处于等待的“死锁”状态而被延期。
      交流不畅,信息共享效率低  分布在各地办事处的员工没有一个公共的信息平台,人们只能通过公众邮件、电话、传真等传统的方式来交互,信息传递速度慢且毫无安全保障。特别是来自海外的商机,很有可能在冗长的信息流通渠道中已经丧失了价值。
      差旅费用是一笔沉重的负担  中小企业都处于发展期,开源节流是一项重要的经营策略。但因为不能异地协同办公,企业不得不将大量的资金用于员工的差旅开支。
      如此以来,亟待拓展的业务受到了跨越时空办公这一客观要求的限制,在真正走向国际化之前,似乎要解决的问题还有很多。


从OA迈步,平台选择是关键
      国际市场的这块蛋糕时不我待,亚普很清楚自己想得到东西。同时,亚普也很清楚自己所面临的问题——必须解决异地协同办公的问题,上一套办公自动化系统(OA,Office Automation)已是势在必行。
      亚普希望通过这样一套OA系统全面改观先前落后的办公现状,并且“以办公自动化为切入点,以总部信息化带动集团信息化,加大信息技术的应用范围,推进亚普国际化发展”,为亚普全面实现信息化,提高企业的管理水平奠定基础。
  ·构建企业级的协同平台
      将在地理位置和时间区域上呈分布状态的员工组织到一个逻辑平台上,让他们能自由地进行信息沟通,并以此为基础,展开协作。
  ·将企业导向科学的办公流程
      基于统一的办公平台,梳理各分支机构的办公程序,形成一套科学的办公流程。
      ·让信息畅通无阻
      消除先前时空差异带来的信息流通障碍,让企业内部的信息能在第一时间内送到最需要它的人的手里。
      在明确了需求目标后,亚普急欲将其OA计划付诸实践,系统选型成为必不可少的工序。各种功能丰富的解决方案着实让人眼花缭乱,但亚普认识到自己正处于快速成长期:一方面,眼下能有效利用的功能非常有限;另一方面,随着企业规模的扩充和新的商务需求的产生,一些新的功能会不断被补充进来。“罗马城非一日建成”,亚普明白,所选择的平台必须足够强大以满足未来功能扩充的需要。
      当然,OA的实施还必将带来企业办公模式的变革,这涉及将对先前的办公流程加以改进并固化下来。为此,OA项目的实施方必须谙熟办公流程之道。
      此外,平台的开放性、灵活性和安全性也是不可忽略的因素。综合考虑,亚普决定将自己的OA系统架构在IBM X Server之上,所选用的方案为IBM Lotus Notes/Domino的协作工作平台解决方案,项目由具有丰富OA实施经验的上海软易信息技术有限公司(以下简称“软易”)来实施。 

 

主要组件 
 软件
 IBM Lotus Notes/Domino
 IBM Lotus Sametime
 IBM WebSphere Application Server
 应用开发商
 上海软易信息技术有限公司

责任编辑:孙亚婷
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