让管理落地,让理想腾飞——上海世展业务流程管理系统案例
发表时间:2008-10-31 作者: IBM 来源: e-works
本文主要介绍了上海世展企业在基于IBM Lotus Notes的管理,对世展的整体业务流程进行固化便于分类管理,覆盖研发、市场、生产管理等各个环节,实现企业知识管理积累和传递的成功案例。
项目背景

      上海世展企业是一家以开发生产销售精细化学品为主的技工贸一体的专业企业,一直从事着染料、颜料、感光化学、农药、医药等中间体的研究、开发和生产工作。企业下辖上海世展实业有限公司,上海世景国际贸易有限公司,上虞世展精细化学品有限公司、连云港世展精细化学品有限公司四个独立公司,进行一体化管理,公司生产的产品绝大部分进行出口业务。

      上海世展是一家民营企业,地跨上海、上虞、连云港三区。企业的主营业务是海外业务,管理的难度非常之大,主要表现为以下三个方面:

      第一,业务形态复杂:公司既有精细化工产品的生产,又有国内外贸易;既要保证产品生产的质量,又要保证产品交付的及时、到位。因此如何协调好贸易与生产的关系;如何分配公司生产的产品;如何尽力的满足顾客不断变更的需求都成为了世展不得不面临的问题与难点。

      第二,海外客户要求高:世展的客户大部分来自海外,其中更不乏象科达、巴斯夫、科莱恩这样的世界知名企业,世展既要保证产品的质量与交付;又需要考虑自身的运营成本,其管理的难度不言而喻。

      第三,人员素质层次不齐:由于世展地跨三区,员工来自五湖四海,这必然导致了员工的素质不一、众口难调,那么如何管理好这样一个团队就成为世展必须需要解决的一个问题。

      从2003年起,世展企业用了近二年时间,以ISO9000质量管理体系为标准,对公司进行了业务流程再造,取得了良好的效果。

方案选择

      世展曾经自主开发了一套用数据库系统做的公司管理软件,当时主要的目的是为了统计出销售与生产的各项数据与波动趋势,但是这套管理软件无法帮助世展了解到数据产生的前因后果。

      在2002年度,世展选择了集管理咨询与软件为一体的上海欣安管理咨询有限公司,帮助世展以管理咨询为龙头;以Notes工作流软件系统为基础,在Notes平台上对营销、研发、生产实施有效的管理。利用IBM Lotus Notes在数据流转性和共享性上的优势,将企业所有业务流程化,通过工作流带动数据流,汇总到数据库;又通过软件输出对节点进行控制,将各种管理结果实时地输出给公司的每个部门的每个管理者、每个员工手中,并实时体现员工绩效。各种数据同时转入金碟财务软件中,以输出报表。这一整套完整的研发\市场\生产(ERP)\管理系统帮助世展企业基本实现了企业无纸化管理,通过业务流程再造实现了企业管理再上一步台阶。

项目实施

      项目实施过程中,欣安始终以管理咨询为先导;以软件为固化手段。欣安与世展首先明确了世展的企业战略与发展要求并对其进行分析,通过EFQM识别出世展为了完成企业战略而必须具备的各项功能,这样也就了解了世展需要多少个流程去实现这些功能,同时理顺了各流程之间的关联;然后结合世展的实际需要,定义出各流程的输入输出以及数据的流向;最后以基于IBM LOTUS NOTES的管理软件对世展的整体业务流程进行固化,将其按照部门与功能分为各个模块,方便操作,最终形成了一套适用于世展、并能充分满足世展需求的管理方法。

      世展企业的业务流程管理系统覆盖研发、市场、生产(ERP)、管理等各业务环节,为企业解决了执行力和知识积累两方面的问题。固化在Notes系统中的业务流程,包括前台的客户来往电子邮件、合同制作、预算控制等,捋顺了企业业务流程各环节,便于管理层对业务形成直观的掌控,并进行直接有效的分类管理。管理者可以清楚地了解到当前企业的生产与贸易的即时情况;客户的要求与企业的成本全部可以在系统中体现;各地区的管理通过系统链接,降低了管理的差异性与难度。系统要求形成的各种业务表单,不仅避免了数据错误和重复工作,更在流程上起到了一个监督督促的作用,直接提高了企业的办公和生产效率。

      这套系统的应用同时实现了企业知识的管理积累和知识传递。例如研发环节的成果可以通过系统直接传递到工厂,将生产计划等流程直接与工厂车间、物料管理、采购、财务等相关环节对接。对于人员流动性比较大的企业,通过系统形成的知识积累,很好地保护了企业知识财富。

      目前企业正在进行第三套系统的开发,将生产各环节的数据采集到同步数据库,并经过二次开发实现管理财务等数据的图表化。

项目受益

      通过管理软件的配套实施,业务流程再造获得了成功:公司大大提高了工作效率,实现了管理的实时化、有效化、扁平化,实现了人管事、事追人;更可喜的是公司全体员工对管理理念的理解和执行能力有了一个质的飞跃。例如06年该软件在上虞工厂上线,系统在工厂学历相对较低的职工中推行,工人很快从被动接受到乐于使用,甚至向同行业兄弟厂主动介绍,显示了此系统的实用性和易用性。

      上海世展企业公司总裁许晓峻表示:“该系统为公司的发展提供了一个非常好的平台,也为公司的跨越式发展打下了一个坚实的基础,使我们有信心将世展企业的管理扩展到更大的空间里去施展。”
责任编辑:殷爽
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