从选用 Lotus 看松下中国的信息化经验
发表时间:2008-3-15
松下公司成功引进Lotus Notes 办公自动化和知识管理门户系统,其信息化建设不是单纯一味地追求技术创新,更着重服务于企业的经营需要。

    像松下电器这样的以制造为基础的企业,实际上目前已经成为一个串在松下链条上的企业群体,不单单是制造或者加工那么简单了。

    业务需求:陈先生说:“我们业务队伍庞大,信息沟通频繁,如何保证业务部门之间信息流的畅通、高效、知识共享和数据的历史追索能力,使我们面临的最大挑战。”

    解决方案:陈文凯说:“首先我们提出项目的整体规划。我所提出的内部网、外部网的概念得到了领导的肯定。然后我们就开始选择软件产品和公司,选定 LOTUS。之后的开发很快,两个月就完成了。最后我们经过了一段时间的维护、测试和完善。”

    收益:陈文凯介绍说以前,一个决裁过程需要添表、盖章,不同分公司之间还要传真确认,反复很多。现在只要添好电子表格,就可以自动发送给决裁人。纸张、电话、传 真都不用了。而且整个决裁过程都可以自动确认、自动跟踪。目前已经形成了 10000多个决裁纪录,而且把经营活动的决策过程完整地保留下来,可以随时查阅参考和研究。而且,陈先生说,随着时间的推移,这些数据的价值还会增加。这套系统把原来不便查阅的纸质文件替代了,不仅节省人力、物力、开支,而且为今后 在共范围内实施只是挖掘积累了宝贵的数据资源。系统的安全性如何保证呢?他们介绍所有的连接都是用专线,确保安全。据介绍,LOTUS 的加密技术使企业级的。LOTUS 通过 ID 认证、公钥、密钥等手段保证安全。除了专线上网,LOTUS 也支持拨号方式上网的移动办公。

    成功案例

    像松下电器这样的以制造为基础的企业,实际上目前已经成为一个串在松下链条上的企业群体,不单单是制造或者加工那么简单了。我坚信:松下的外延已经变得很广阔,属于大制造的范畴。6月 3日,借参观、采访松下中国公司 Lotus Notes 实施经验的机会,我有机会见到了松下电器(中国)有限公司信息管理中心副所长陈文凯先生。他证实,松下电器目前在中国已经有 51个企业,有生产 加工企业,也有经营型企业。47个加工企业分布在珠江三角洲、长江三角洲、华北地区。

    陈先生所在的是中国业务中央控制机构。陈先生说:"我们业务队伍庞大,信息沟通频繁,如何保证业务部门之间信息流的畅通、高效、知识共享和数据的历史追索能力,使我们面临的最大挑战。"

    让沟通不再有障碍

    陈先生介绍,松下电器作为全球500强企业,对信息技术的看法有着非常先进的理念。他介绍说,他们把 IT 投入看成是投资,而不像有些公司那样,把它列入消费;而且因为国际化运营的缘故,松下的管理层大部分都见多识广,对信息技术和现代管理的发展方向比较敏感,这就有利于 IT 投资得到批准,IT 项目得到支持。他说松下的领导者能够从管理的实际效益出发和公司发展战略的高度,来决定 IT 投入,而不需要他们具体操作的机构,苦口婆心的分析 ROI (投入回报)来说服。而从松下总公司的层面来讲,目前已经成立专门的IT推进部门,来部署全公司的、全球范围内的信息化建设计划。陈先生说,信息化建设在企业里,一定是一个一把手的工程。他说,他们部门是幸运的,因为他们得到了管理层的明白的支持。

    他们感到这是国际性企业的优势。在实施办公自动化项目之前,松下中国已经实施过 ERP 项目,而且也有自己的销售信息系统,大家对计算机应用有一定基础,但是公司内部的沟通,email 只是一个辅助的手段而已。从业务的角度,他们希望能够把业务沟通信息流电子化,让业务部门真的利用到信息技术带来的优越性。他们提出了自己的商务需求。

    考察过微软的 Exchange,Lotus 的 Notes 不同的信息交流平台,经过反复比较和与系统集成咨询伙伴的研究考察,认为,Lotus 的解决方案比较适用于他们这样对安全要求高、对扩展性有需求的企业应用。

    2001年 7月,松下电器中国的 IT 部门聘请了一个专业作系统集成和 OA 解决方案的艾昂科技公司为他们实施 Lotus Notes 办公自动化和知识管理门户系统。经过 3个月的开发,2001年 11月,系统开始运行,其间经过系统功能的不断补充和完善,目前形成 7个应用模块,基本满足了公司办公和知识共享的需求。

    在使用了 LOTUS OA 系统之后,办公效率得到了怎样的改善呢?陈文凯介绍说以前,一个决裁过程需要添表、盖章,不同分公司之间还要传真确认,反复很多。现在只要添好电子表格,就可以自动发送给决裁人。纸张、电话、传真都不用了。而且整个决裁过程都可以自动确认、自动跟踪。目前已经形成了 10000多个决裁纪录,而且把经营活动的决策过程完整地保留下来,可以随时查阅参考和研究。而且,陈先生说,随着时间的推移,这些数据的价值还会增加。这套系统把原来不便查阅的纸质文件替代了,不仅节省人力、物力、开支,而且为今后在共范围内实施只是挖掘积累了宝贵的数据资源。

    系统的安全性如何保证呢?他们介绍所有的连接都是用专线,确保安全。据介绍,LOTUS 的加密技术使企业级的。LOTUS 通过 ID 认证、公钥、密钥等手段保证安全。除了专线上网,LOTUS 也支持拨号方式上网的移动办公。

    由于当时开发时没有增加服务器,是在当时的 AS400 170 邮件服务器上加载了 OA 系统,最后出现服务器处理能力不适应、带宽也不够的情况。为支持目前 10个分布全国各地的机构的 550点的信息共享,他们最后新增加了一台服务器 AS400 270,带宽也增加了。

    上了新的系统,培训员工使用 LOTUS 系统是不是很好精神?陈文凯说我们基本没有对员工进行培训。因为 LOTUS 的系统很好用,员工只要懂得基本的上网操作,就可以适应 LOTUS 的使用。

    松下信息系统建设的经验

    陈文凯介绍说,企业信息系统的建设,首先是一个商业目的的明确过程,作为企业的 IT 部门,应该把精力集中在商业目标的明确上,而不是技术问题细节上。他说: "首先我们提出项目的整体规划。我所提出的内部网、外部网的概念得到了领导的肯定。然后我们就开始选择软件产品和公司,选定 LOTUS。之后的开发很快, 两个月就完成了。最后我们经过了一段时间的维护、测试和完善。"

    他说,信息化建设归根结蒂是要服务于企业的经营需要,而不是单纯一味地追求技术创新赶时髦。由于他们原来在公司的其他业务部门工作过多年,所以他们能够很好理解业务部门的实际需求。他认为,企业信息化部门的人员构成也应该是不能以技术为单一标准的,相反,对业务了解的复合型人才,使企业信息化实施队伍的合适人选。

    对于用第三方集成服务还是自行开发,陈文凯认为,自行开发是很不经济的做法。利用服务公司,就是利用人家的经验,用外在成熟的产品,是在用人家的成熟的技术。比如 Lotus Notes 得到全球 8000万个用户检验,其中经验丰富。全球客户的需求都反映在这个平台的一点一滴之上。不断完善的产品一定比我们自己开发更加可靠、可用。

    做合同甲方,陈文凯认为最重要的是要有平等的思想。另外要选择有发展前景的软件,而不是凭自己个人的喜好。对于这套项目花了多少钱?陈文凯没有明确透露,但他表示:不要认为 LOTUS 就一定贵。我们认为这钱是很值得的。他的含金量很高,这就是为什么松下中国的 OA 系统 3个月就开发完成,因为他内建很多成熟的模块化应用,如积木一样容易。另外,软件是企业级平台软件,除了安全性一流,还具有很好的可扩展性、稳定性,开放性。我们的产品应用于各个行业,并具有快 速开发工具。

    对于未来松下中国的信息化建设,陈文凯表示:我们希望能建立一个个性化的企业信息门 户,将所有信息整和在一起,每个使用者只要看到自己需要看到的内容就可以了。另外我们希望能够实现报表的内容自动更新,数据将不再是静态的。把企业的 ERP、OA、SCM 和 CRM 很好地整合成一个信息系统,增加商业智能应用,使企业信息化更好为生产经营服务。

责任编辑:孙亚婷
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